展会特装 欧洲展台搭建 全流程一站服务

特装展位是指在展览会上需要特殊装饰的展位，也称为特装展。它是展览的专业术语之一，指的是在展厅的室内或室外开放空间上划分为任何区域的展览空间。仅提供正常的大厅照明和铺有地毯的展览空间，最小租赁面积为36平方米。主办方不提供任何配置，参展商必须自行设计和建造设计和结构。

在国内外展览中，许多国内外知名企业不遗余力地设计展位。一些公司将展位设置为迷你公司，设有前台和谈判室，并提供各种饮料和小吃，让客人有宾至如归的感觉；一些将当地特色与公司品牌相结合，使整个展位充满休闲娱乐......特装展位布局非常漂亮，确实值得同行学习。

常见特装欧洲展台搭建类型：

1.三面展位：参观者可以从三个侧面进入这种类型的展位，其展示效果优于前两个。在选择此展位时，公司应配合特殊装修，以达到满意的效果。

2.四面展位：在各类展位中租金最高，参观者可以从任何一侧进入展位，从而吸引更多观众的注意力。这种展位适合展示，广告效果好，所以设计比较仔细，建设成本相对较高。是大型企业参展的首选。

特装欧洲展台搭建设计、制作和施工流程——洽谈展览项目的操作流程：

1、 项目谈判阶段

获取展会客户信息，现场拜访客户，从客户处获取相关展会材料，明确设计图纸的交付日期。

2、 设计阶段

与设计师沟通，与客户就展位设计进行实时沟通，向客户交付初步设计草图、设计规范和工程报价，研究客户反馈并进行进一步修改，交付最终设计图纸和工程报价。

3、 签约阶段

与客户确定项目价格，明确双方合作要求，签订合同。

4、 生产阶段

根据部门工作指令，完成生产和准备工作，安排客户参观工厂检查生产和准备情况，并完成托管、托管和展厅等各项手续。

5、 现场施工阶段

现场欧洲展台搭建，现场处理新增和变更项目，协调客户展品入场，客户验收。

6、 展览期间和退出阶段

展会期间安排现场应急和增值服务，配合客户拆除展品并在现场拆除。

7、 后续跟踪服务

跟进展会总结报告，向客户提供行业展会信息和分析，并邀请客户参观公司的其他服务案例。

一、项目谈判阶段

1.获取参展商客户信息-以下渠道可能有助于获取最初步的客户信息。

往届展会的目录——通常是一个成熟且固定的展会，行业内的主要制造商会继续参与，因此往届展会目录是一个很好的渠道。展览材料通常包括平面图（可以表明展位是否为特殊装饰，通常需要对36平方米或以上的面积进行特殊安排）、联系方式和参展商介绍（一些展览还可能包括公司展览经理的姓名）。会议资料可以与现场照片进行对比，重要展览可以拍照存档（数码照片存储在计算机备份的统一路径中，照片纸打印并编号，便于参考）。

展览专用网站-大型展览通常有专门的网页，用于宣传下一个展览和回顾以前的展览。有些不仅列出了上届展会的参展商，还将一些装饰精美的展位照片上传到网上，展示他们的展会优势。行业新闻媒体-行业新闻媒体更熟悉其所在行业的展览和制造商。一些专门的采访专栏，类似于展览通讯，包含有关参展商市场推广负责人的信息。参展商手册和服务客户平面图——如果每个展览都有服务客户参展，最好通过他们获得展位平面图（在服务新客户时，也要尽可能多地获得所有参展商的平面图）。上面列出了最新的参展商，展会的特殊装饰客户一目了然。

2.客户现场考察——展览业的独特之处在于，其客户基本上是确定的，但他们只需要选择不同的供应商。许多客户将邀请投标，投标对许多展览公司开放。一些已建立供应商关系的客户需要通过其他机会进入。很多时候，想参加展览的特殊装饰客户需要展览服务，可以亲自参观。通过与客户的对话，详细了解他们的意图，明确他们希望展示的主题、他们对色调的偏好、是否开辟谈判区域以及对媒体设备的需求。有些客户可能会向展览公司提供公司介绍，但即使有对方的公司介绍，通过沟通，业务人员也需要了解他们过去的展位情况，特别是他们为什么放弃原来的合作关系，以及他们对哪些方面不满意。一些客户通常会邀请许多公司提交他们的提案，但最终选择的解决方案是几个提案的集合，这对于这些客户来说很难提前区分。也有一些客户已经有了建筑师，只是为了形式或通过比较获得现成的设计，最后找到别人自己做。目前，展览行业相当混乱，希望通过与客户的沟通提前发现这种情况。

3.获取客户展览的相关信息——如果客户批准并同意为其展览提供规划和设计，通常需要以下客户信息：展览平面图、展位面积、参展商手册、客户公司介绍信息、客户公司全称、客户标准标志、客户标准字体、客户标准色码、展览产品名称规格和数量、展览产品的电力要求、重点展览产品、展位生产预算等。通常，无论情况如何，客户都会为设计本身提供必要的信息。然而，对于展览服务公司来说，获得客户的成本计算是最关键的，尤其是在投标和比较中。一些客户可能会给出一个粗略的范围，但其他客户不愿意透露，甚至事先没有预算。我们可以收集客户之前在同一行业的展位照片进行比较，或者提供一些展位照片供客户参考和选择，并告知他们大致的成本以供参考。客户通常会选择风格和价格相似的展位图片。

参展商手册和客户要求与设计师的提案是否能够满足入围和中标的要求有关，应尽可能从客户那里获得。参展商手册涵盖了展厅的技术参数和监管要求。客户要求可以从以下几个方面澄清：展位结构、展位材料要求、颜色要求、设计重点、照明要求、展示板数量、展位高度等。

4.明确设计图纸的交付日期，制定工作计划——与客户明确初稿的交付时间和要求，并与设计师安排。对于大型项目，应制定详细的工作时间计划，并在必要时提交给客户。

二、设计阶段

1.将客户的设计要求传达给设计师，并随时与客户就展位设计进行沟通——为了对设计部门形成统一的安排，业务人员应根据客户的设计需求和项目谈判中获得的可能风格填写设计规范表，并将其提交给设计部门负责人。在设计师的绘图过程中，业务人员应与客户保持持续联系，并掌握他们可能发生的变化。如有必要，应将设计师介绍给客户，以便双方直接联系。对于需要亲自检查和测量的现场，可以由业务人员或设计师安排前往现场。设计师应注意与施工人员保持联系，了解最新的展示材料，避免使用过时的材料或无法在现场施工的设计。

2.向客户交付初步设计草案、设计规范和工程报价-在展位草案定稿后，与供应商合作获得成本价并创建清晰的报价。一般展位设计的报价有一个相对详细的顺序，这不仅是为了方便具体项目，也是为了帮助客户理解并愿意接受。根据设计图纸，通常按从天到地或从外到内的顺序列出，以防止遗漏项目。在报价中尽可能全面地描述材料、颜色、形状和尺寸。完整的报价单是一份详细的工作单，有助于计算施工成本和提高施工的准确性。

在欧洲展台搭建和施工中，部分费用可以由客户支付给展厅，但在实践中，这些费用通常由展览公司代表场地支付。代表场馆收取的任何项目，如电箱申请和场馆管理费，都必须在报价中注明。有些客户在提交设计图纸时要求附上设计规范，但有些要求相对简单，只要你看到实际的渲染图；一些大型企业更注重形象推广。虽然没有明确要求设计图纸必须附有说明，但未来出于标准化考虑，应鼓励设计师编写设计说明。一般来说，可以从展位风格、材料规格、展位功能、颜色规格、照明规格、设计优先级等方面进行解释。在提交图纸时，如果设计师能安排与客户一起会面，那就太好了。设计师可以向客户展示图纸，解释提案的卖点和最大的独特性。

3.研究客户反馈并做出进一步修改——如果客户要比较多个提交的内容，将有一个筛选过程。如果我们被要求继续进行修改，我们应该仔细了解其真实意图。有些顾客，甚至是那些以前不熟悉展览的顾客，在第一次接触后不得不说一两句话。我们应该仔细地与他们沟通。如果客户要求以不同的风格复制图像，应考虑具体情况。

4.交付最终设计图纸和工程报价，以满足甲方的需求，重点是预算。

三、签约阶段

1.与客户确定项目价格-在确定报价中的价格时，有必要确保公司能够满足所有材料和特殊要求。否则，如果客户确认，无法满足现场要求，将产生负面影响。

2.明确与客户相互合作的要求——现场欧洲展台搭建的时间通常很紧，只有2-3天的安排时间。这包括安排客户的展览产品，有时涉及需要提前申报的事项。双方应与客户协调各自的责任。

3.签订合同——明确服务细节、约定内容、项目结算、付款期限等。

四、生产阶段

1.根据部门工作指令完成生产和准备工作——根据具体项目需求，根据设计图纸和客户规范的要求，安排视听设备、木工结构生产、地毯供应商、平面设计生产和其他零件。生产过程中如有任何变化，应注意及时联系设计师，必要时业务人员应通知客户。

2.安排客户参观工厂，检查生产和准备情况——通常，在客户确认最终渲染后，他们只需等待它进入现场。一些较大的项目或客户特别关注的项目将在生产过程中受到监督。我们应该准备好安排他们参观公司或工厂。

3.完成托管、托管、展厅等程序有些项目应在项目开始前向展厅或组织者申报。如果这部分工作由我们完成，我们需要与客户确认水、电、气供应情况，并向组织者提供必要的材料以供批准，如电气图。对于某些特殊材料，如霓虹灯、高空气球等，需要特别批准。

五、现场施工阶段

1.现场欧洲展台搭建——现场搭建的质量决定了项目设计是否得以实现。如今，许多展览公司只注重设计而不注重施工，这引起了客户的不满。这也是客户经常更换展览服务供应商的原因。一般来说，在施工过程中，客户也会在现场安排展品。最好由负责项目的特定业务服务人员陪同他们到现场。如有必要，设计师还可以在现场监督施工，并与客户实时沟通。虽然实际效果可能不会立即反映出来，但许多客户希望得到这样的服务。如果确实有业务人员无法到场的原因，应向客户介绍负责设置和安排的联系人。（指示施工人员和OEM组长尽快完成验收。如果有任何不满，可能会有时间进行调整和弥补）

2.处理项目的现场添加和更改-现场经常出现不可预见的情况，客户也可能在最后一刻提出要求。如果是公司自身原因造成的，应立即进行更改。如果是客户的额外要求，应确保首先满足他们的合理要求，同时要求客户签署并补充项目总付款中的额外部分。

3.与客户合作安排展品入场——在实践中，通常需要先安排展位结构，然后再安排展品入场。现场工作人员必须注意为顾客服务，配合他们的展品进入会场。

4.客户验收-所有施工工作完成后，展台需要清洁卫生。这项工作主要安排我们完成工作，直到客户验收完成，确保第二天的开业。（需要注意的是，有时自己的展位建设提前完成，所有工作完成后，每个人都认为一切都很好。但是，相邻展位的建设可能会影响展位的卫生和展品的摆放。）

六、展览期间及撤展阶段

1.安排展会期间、现场应急服务、增值服务——展会期间，主要任务是接待客户，但往往需要对展位进行维护和临时配置。业务经理和一两名工人应在现场提供紧急服务。从客户的角度来看，他们真的希望展览公司的人在展览期间在场，最好是他们熟悉的人，这样他们就可以在需要的时候随时得到解决方案。客户的现场工作人员应该有我们现场服务人员最直接的联系方式。在增值服务方面，可以有多种选择。一些业务人员可以在现场协助客户进行接待工作，而那些外语技能良好的人可以担任翻译服务，甚至帮助客户发送材料、安排客户之间的会议等。

2.配合客户现场撤离和拆除展品——展览结束后，客户应首先配合将展品撤离现场，然后再拆除展位。如果客户需要再次使用某些材料，应协助他们以大包装运输；如果需要储存，主要应进行拆卸和组装。

3.预付相关费用的退款-项目完成后，应立即进行成本汇总，预付的电箱申请、通信押金和其他费用应退还给展厅或组织者。

七、后续跟踪服务

提供优质的后续服务是赢得回头客的重要原因。许多公司认为，有些展览每六个月或一年只举办一次，展览结束后，他们错过了联系客户的机会，从而忽视了他们对客户的关心。但事实上，顾客非常脆弱，很容易被别人挖走。所谓的展会后续服务其实非常广泛。例如，公司可以为客户（包括客户自己和其他公司）打印或开发在展会现场拍摄的照片副本，为客户组织展后总结，收集行业未来的展览信息，为客户提供参加下一次展览的选择，如果方便，邀请客户参观公司为其他行业客户设计的优秀展览。只要我们能在合同项目清单上为客户付出额外的努力，这将使公司在下一次服务中占据优势。